Privacybeleid

Versie 1.1, laatst aangepast op 05/06/2018

Aan de hand van deze privacyverklaring, wensen wij u de volgende informatie te verstrekken met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens:

Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

De groep Vinçotte bestaat uit verschillende ondernemingen die een gezamenlijke website (www.vincotte.be) hebben. De volgende ondernemingen behoren tot de groep Vinçotte:

Vinçotte International nv

  0416.988.944 - RPR Brussel

Vinçotte nv

  0462.513.222 - RPR Brussel

Vinçotte vzw

  0402.726.875 - RPR Brussel

Vinçotte Academy nv

  0438.362.202 - RPR Brussel

Vinçotte Certigo vzw

  0821.076.888 - RPR Brussel

De maatschappelijke zetel van voornoemde ondernemingen is gelegen te B-1800 Vilvoorde, Jan Olieslagerslaan 35.

De verwerkingsverantwoordelijke is, behoudens indien dit uitdrukkelijk anderszins is vermeld, Vinçotte International nv.

De verwerkingsverantwoordelijke kan worden bereikt per telefoon op het nummer +32 2 674 57 11 en via e-mail op het adres info@vincotte.be.

De persoon die de verwerkingsverantwoordelijke heeft aangeduid voor alle aspecten inzake bescherming van persoonsgegevens kan worden bereikt via e-mail op het volgende adres gdpr@vincotte.be.

Verwerking van persoonsgegevens bij een bezoek aan onze website

Bij een eenvoudig bezoek aan onze website (www.vincotte.be) worden, buiten d.m.v. cookies, geen persoonsgegevens over u verzameld en surft u derhalve anoniem. Voor meer informatie over de cookies die worden gebruikt op onze website verwijzen wij graag naar ons cookie-beleid.

Indien u evenwel gebruik wenst te maken van een online dienst van Vinçotte, zullen wij in de meeste gevallen genoodzaakt zijn om bepaalde persoonsgegevens van u te vragen en deze te verzamelen. De karakteristieken van een dergelijke verwerking hangt af van de dienst waarvan u gebruikt maakt. Via onze website kan u gebruik maken van de volgende diensten:

  • e-zine (maandelijks overzicht nieuwsbrief op basis van uw interesses)
  • newsflash (nieuwsbrief met nieuws op basis van uw interesse meteen in uw inbox)
  • uitnodigingen
  • wensen
  • wetgeving wijzigingen
  • MyVinçotte movies
  • MyVinçotte (klantenportaal)
  • Mijn veilige woning (klantenportaal)

Indien Vinçotte persoonsgegevens verzamelt via de website, zal Vinçotte de nodige beveiligingsmaatregelen nemen teneinde de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verwerking van persoonsgegevens binnen Vinçotte

Vinçotte verwerkt gegevens van verschillende categorieën van personen zoals klanten, leveranciers, personeel, websitebezoekers en andere derden. De karakteristieken van deze verwerkingen verschilt naargelang de categorieën van personen.

 Doel van de verwerking:

  • Klantengegevens: leveren van onze diensten, uitoefenen van onze activiteiten, boekhouding, marketing, toezenden van nieuwsbrieven, toezenden van e-mailnotificaties, klantenbeheer, klantendienst… klantenbeheer via klantenportaal (My Vinçotte; Mijn veilige woning, …), evenementenregistratie en uitvoeren van overeenkomsten met klanten…
  • Leveranciersgegevens: aankoop goederen en diensten, leveranciersbeheer, boekhouding, marketing, uitvoeren van overeenkomsten met leveranciers…
  • Personeelsgegevens: zie privacybeleid op de jobsite van Vinçotte
  • Gegevens websitebezoekers: marketing, toezenden van nieuwsbrieven, toezenden van e-mailnotificaties,...
  • Gegevens van andere derden: prospectenbeheer, identificeren van potentiele leveranciers, marketing, public relations, …

Rechtsgrond van de verwerking:

  • Klantengegevens: Uitvoeren van de overeenkomst; vervullen van wettelijke verplichtingen; gerechtvaardigd belang; toestemming
  • Leveranciersgegevens: Uitvoeren van de overeenkomst; vervullen van wettelijke verplichtingen; gerechtvaardigd belang; toestemming
  • Personeelsgegevens: zie privacybeleid op de jobsite van Vinçotte
  • Gegevens websitebezoekers: Uitvoeren van de overeenkomst; toestemming; gerechtvaardigd belang
  • Gegevens van andere derden: toestemming; gerechtvaardigd belang

Duur van de verwerking en de bewaring:

Persoonsgegevens worden door Vinçotte verwerkt en bewaard voor de periode die noodzakelijk is in functie van de finaliteit en de aard van de relatie tussen Vinçotte en uzelf. Veelal worden gegevens bewaard voor de duurtijd van de overeenkomst, vermeerderd met de wettelijke bewaartermijn en de duurtijd van een eventueel geschil.

  • Klantengegevens: Duurtijd van de overeenkomst + wettelijke bewaartermijn
  • Leveranciersgegevens: Duurtijd van de overeenkomst + wettelijke bewaartermijn
  • Personeelsgegevens: zie privacybeleid op de jobsite van Vinçotte
  • Gegevens websitebezoekers:
    • e-zine: Zo lang u zich niet heeft uitgeschreven
    • newsflash: Zo lang u zich niet heeft uitgeschreven
    • uitnodigingen: Zo lang u zich niet heeft uitgeschreven
    • wensen: Zo lang u zich niet heeft uitgeschreven
    • wetgeving wijzigingen: Zo lang u zich niet heeft uitgeschreven
    • MyVinçotte movies: Zo lang u zich niet heeft uitgeschreven
    • MyVinçotte: Duurtijd van de overeenkomst + wettelijke bewaartermijn
    • Mijn veilige woning: Duurtijd van de overeenkomst + wettelijke bewaartermijn
  • Gegevens van derden: Persoonsgegevens die niet gekoppeld zijn aan een contractuele relatie zullen na een periode van 18 maanden worden verwijderd indien er geen gerechtvaardigd belang meer is in hoofde van Vinçotte.

Soorten persoonsgegevens die worden verwerkt:

  • Klantengegevens: Naam, (professioneel) adres, functie, (primaire) taal, (professioneel) telefoonnummer, (professioneel) faxnummer, (professioneel) e-mailadres, geslacht, BTW/ondernemingsnummer, rekeningnummer van de klant natuurlijke persoon.
  • Leveranciersgegevens: Naam, (professioneel) adres, functie, (primaire) taal, (professioneel) telefoonnummer, (professioneel) faxnummer, (professioneel) e-mailadres, geslacht, BTW/ondernemingsnummer, rekeningnummer van de leverancier natuurlijke persoon.
  • Personeelsgegevens: zie privacybeleid op de jobsite van Vinçotte
  • Gegevens websitebezoekers:
    • e-zine: e-mailadres, naam,, taal, bedrijf, datum inschrijving, sectoren waarin de gebruiker geïnteresseerd is, versie van privacybeleid waarmee akkoord is gegaan
    • newsflash: e-mailadres, naam, taal, bedrijf, datum inschrijving, sectoren waarin de gebruiker geïnteresseerd is, versie van privacybeleid waarmee akkoord is gegaan 
    • uitnodigingen: e-mailadres, naam,  taal, bedrijf, datum inschrijving, sectoren waarin de gebruiker geïnteresseerd is, versie van privacybeleid waarmee akkoord is gegaan
    • wensen: e-mailadres, naam, t taal, bedrijf, datum inschrijving, sectoren waarin de gebruiker geïnteresseerd is, versie van privacybeleid waarmee akkoord is gegaan
    • wetgeving wijzigingen: e-mailadres, naam, taal, bedrijf, datum inschrijving, sectoren waarin de gebruiker geïnteresseerd is, versie van privacybeleid waarmee akkoord is gegaan
    • MyVinçotte movies: e-mailadres, naam, taal, bedrijf, datum inschrijving, sectoren waarin de gebruiker geïnteresseerd is, versie van privacybeleid waarmee akkoord is gegaan
    • MyVinçotte: zie “Klantengegevens”
    • Mijn veilige woning: zie “Klantengegevens”
  • Gegevens van andere derden: Naam, (professioneel) adres, functie, (primaire) taal, (professioneel) telefoonnummer, (professioneel) faxnummer, (professioneel) e-mailadres, geslacht, geboortedatum, BTW/ondernemingsnummer.

(Categorieën van) Ontvangers van de verzamelde persoonsgegevens 

Met het oog op het vervullen van het doel is Vinçotte genoodzaakt uw persoonsgegevens zowel intern als extern te (laten) verwerken. In beginsel worden de persoonsgegevens enkel op een need-to-know basis overgemaakt aan de ontvangers en zijn passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Intern worden uw persoonsgegevens normaal gezien enkel verwerkt door werknemers van Vinçotte die uw persoonsgegevens moeten verwerken (uw contactpersoon, management, de dienst planning, de dienst boekhouding, de IT dienst, juridische dienst, …).

Extern worden uw persoonsgegevens gedeeld met verschillende externe ondernemingen die diensten leveren aan Vinçotte, zoals verzekeringsmaatschappijen, banken, medische/technische/juridische adviseurs en andere professionele adviseurs, enz. Met alle personen/entiteiten die in het kader van de (gegevensbeschermings)wetgeving als verwerkers kunnen worden aangezien, heeft Vinçotte een verwerkersovereenkomst gesloten teneinde te waarborgen dat uw persoonsgegevens voldoende worden beschermd. Uw gegevens worden eveneens gedeeld met overheidsinstanties waar noodzakelijk.

Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau.

Uw rechten m.b.t. uw persoonsgegevens

Met betrekking tot uw persoonsgegevens hebt u:

  • het recht om van Vinçotte de bevestiging te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens. In het positieve geval kan u verzoeken uw persoonsgegevens in te zien.
  • het recht om uw persoonsgegevens te laten verbeteren of aan te vullen wanneer u vaststelt dat Vinçotte over onjuiste of onvolledige persoonsgegevens beschikt.
  • het recht Vinçotte te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de (gegevensbeschermings)wetgeving, buiten indien een wettelijke verplichting, het gerechtvaardigd belang of de uitvoering van de overeenkomst ons verhinderen deze gegevens te wissen.
  • het recht Vinçotte te verzoeken om, in bepaalde door de (gegevensbeschermings)wetgeving bepaalde gevallen, de verwerking te beperken.
  • het recht om de persoonsgegevens die u aan Vinçotte heeft verstrekt te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm of deze door Vinçotte aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten overdragen.
  • het recht om, in de door de (gegevensbeschermings)wetgeving bepaalde gevallen, bezwaar te maken tegen een verwerking.
  • het recht om, in de door de (gegevensbeschermings)wetgeving bepaalde gevallen, niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of dat u anderszins in aanmerkelijke mate treft zoals het evalueren van persoonlijke aspecten met betrekking tot de uitvoering van werk, betrouwbaarheid, kredietwaardigheid, enz.
  • het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken indien u voor een bepaald verwerkingsdoeleinde uw toestemming hebt gegeven aan Vinçotte om uw gegevens te verwerken. 

U kan uw rechten laten gelden door een e-mail te sturen naar gdpr@vincotte.be.

Indien u van mening bent, dat uw rechten zijn geschonden, hebt u ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, voor België: Gegevensbeschermingsautoriteit ("GBA")  contact@apd-gba.be

Verklaring betreffende de verstrekte persoonsgegevens

U verklaart dat alle door u verstrekte gegevens oprecht en juist zijn en dat Vinçotte niet aansprakelijk zal zijn voor enige schade die voortvloeit uit fouten in de door u verstrekte gegevens.

Door uw persoonlijke gegevens ter beschikking te stellen via deze weg verklaart U bovenstaande privacyverklaring te hebben gelezen, begrepen en zich ermee akkoord te verklaren.

Wij danken U alvast voor uw interesse in de diensten van Vinçotte.