Déclaration de confidentialité

Version 1.1, dernière modification le 05/06/2018

Dans la présente déclaration de confidentialité, nous souhaitons vous fournir les informations suivantes relatives au traitement de vos données à caractère personnel :

Identité et coordonnées du responsable du traitement

Le groupe Vinçotte se compose de différentes entreprises qui ont un site web commun (www.vincotte.be). Les entreprises suivantes font partie du groupe Vinçotte :

Vinçotte International sa

  0416.988.944 – RPM Bruxelles

Vinçotte sa

  0462.513.222 – RPM Bruxelles

Vinçotte asbl

  0402.726.875 – RPM Bruxelles

Vinçotte Academy sa

  0438.362.202 – RPM Bruxelles

Vinçotte Certigo asbl

  0821.076.888 – RPM Bruxelles

Le siège social des entreprises précitées est établi à B-1800 Vilvoorde, Jan Olieslagerslaan 35.

Sauf mention expresse contraire, le responsable du traitement est Vinçotte International sa.

Le responsable du traitement est joignable par téléphone au +32 2 674 57 11 et par e-mail à l’adresse info@vincotte.be.

La personne qui a désigné le responsable du traitement pour tous les aspects concernant la protection des données à caractère personnel est joignable par e-mail à l’adresse suivante gdpr@vincotte.be.

Traitement des données à caractère personnel dans le cadre d’une visite sur notre site web

Lors d’une simple visite sur notre site web (www.vincotte.be), aucune donnée à caractère personnel n’est collectée à votre sujet, sauf des cookies. Par conséquent, vous surfez de manière anonyme. Pour de plus amples informations sur les cookies utilisés sur notre site web, nous vous renvoyons à notre politique en matière de cookies.

Si vous souhaitez toutefois utiliser un service en ligne de Vinçotte, nous serons généralement contraints de vous demander certaines de vos données à caractère personnel et de les collecter. Les caractéristiques d’un tel traitement dépendent du service que vous utilisez. Vous pouvez utiliser les services suivants via notre site web :

  • e-zine (lettre d’information mensuelle basée sur vos intérêts)
  • newsflash (lettre d'information contenant des nouvelles basées sur vos intérêts, qui arrive directement dans votre boîte de réception)
  • invitations
  • souhaits
  • modifications de la législation
  • MyVinçotte movies
  • MyVinçotte (portail clients)
  • Vivre en sécurité (portail clients)

Si Vinçotte collecte des données à caractère personnel via le site web, elle prendra les mesures de protection nécessaires afin de garantir la sécurité de vos données à caractère personnel.

Traitement des données à caractère personnel au sein de Vinçotte

Vinçotte traite les données de différentes catégories de personnes, comme les clients, les fournisseurs, le personnel, les visiteurs du site web et tous autres tiers. Les caractéristiques de ces traitements varient en fonction des catégories de personnes.

Objectif du traitement :

  • Données des clients : fourniture de nos services, exercice de nos activités, comptabilité, marketing, , envoi de lettres d’information, envoi de notifications par e-mail, gestion de la clientèle, service clients, gestion de la clientèle via le portail clients (My Vinçotte ; Vivre en sécurité ,…), enregistrement d’événements, et l’exécution des contrats conclus avec des clients, …
  • Données des fournisseurs : achat de marchandises et services, gestion des fournisseurs, comptabilité, marketing, exécution des contrats conclus avec des fournisseurs…
  • Données du personnel : voir la politique de protection de la vie privée sur le site d’emploi de Vinçotte
  • Données des visiteurs du site web : marketing, envoi de lettres d’information, envoi de notifications par e-mail, …
  • Données d’autres tiers : gestion des prospects, identification de fournisseurs potentiels, marketing, relations publiques…

Base juridique du traitement :

  • Données des clients : Exécution du contrat, respect des obligations légales ; intérêt légitime ; consentement
  • Données des fournisseurs : Exécution du contrat, respect des obligations légales ; intérêt légitime ; consentement
  • Données du personnel : voir la politique de protection de la vie privée sur le site d’emploi de Vinçotte
  • Données des visiteurs du site web : consentement ; intérêt légitime
  • Données d’autres tiers : consentement ; intérêt légitime

Durée du traitement et de la conservation :

Les données à caractère personnel sont traitées et conservées par Vinçotte pendant la période qui est nécessaire en fonction de la finalité et de la nature de la relation entre Vinçotte et vous-même. Généralement, les données sont conservées pour toute la durée du contrat, prolongée du délai de conservation légal et de la durée d’un éventuel litige.

  • Données des clients : Durée du contrat + délai de conservation légal
  • Données des fournisseurs : Durée du contrat + délai de conservation légal
  • Données du personnel : voir la politique de protection de la vie privée sur le site d’emploi de Vinçotte
  • Données des visiteurs du site web :
    • E-zine : Aussi longtemps que vous ne vous êtes pas désinscrit
    • newsflash : Aussi longtemps que vous ne vous êtes pas désinscrit
    • invitations : Aussi longtemps que vous ne vous êtes pas désinscrit
    • souhaits : Aussi longtemps que vous ne vous êtes pas désinscrit
    • modifications de la législation : Aussi longtemps que vous ne vous êtes pas désinscrit
    • MyVinçotte movies : Aussi longtemps que vous ne vous êtes pas désinscrit
    • MyVinçotte : Durée du contrat + délai de conservation légal
    • Vivre en sécurité: Durée du contrat + délai de conservation légal
  • Données de tiers : Les données à caractère personnel qui ne sont pas liées à une relation contractuelle seront supprimées après une période de 18 mois s’il n’y a plus d’intérêt légitime dans le chef de Vinçotte.

Types de données à caractère personnel qui sont traitées :

  • Données des clients : Nom, adresse (professionnelle), fonction, langue (principale), numéro de téléphone (professionnel), numéro de fax (professionnel), adresse e-mail (professionnelle), sexe, numéro de TVA/d’entreprise, numéro de compte du client en tant que personne physique.
  • Données des fournisseurs : Nom, adresse (professionnelle), fonction, langue, numéro de téléphone (professionnel), numéro de fax (professionnel), adresse e-mail (professionnelle), sexe, numéro de TVA/d’entreprise, numéro de compte du fournisseur en tant que personne physique.
  • Données du personnel : voir la politique de protection de la vie privée sur le site d’emploi de Vinçotte
  • Données des visiteurs du site web :
    • e-zine : adresse e-mail, nom, langue, société, date d’inscription, secteurs d’intérêt pour l’utilisateur, version de la déclaration de confidentialité acceptée par l’utilisateur
    • newsflash : adresse e-mail, nom, langue, société, date d’inscription, secteurs d’intérêt pour l’utilisateur, version de la déclaration de confidentialité acceptée par l’utilisateur
    • invitations : adresse e-mail, nom, langue, société, date d’inscription, secteurs d’intérêt pour l’utilisateur, version de la déclaration de confidentialité acceptée par l’utilisateur
    • souhaits : adresse e-mail, nom, langue, société, date d’inscription, secteurs d’intérêt pour l’utilisateur, version de la déclaration de confidentialité acceptée par l’utilisateur
    • modifications de la législation : adresse e-mail, nom, langue, société, date d’inscription, secteurs d’intérêt pour l’utilisateur, version de la déclaration de confidentialité acceptée par l’utilisateur
    • MyVinçotte movies : adresse e-mail, nom, langue, société, date d’inscription, secteurs d’intérêt pour l’utilisateur, version de la déclaration de confidentialité acceptée par l’utilisateur
    • MyVinçotte : voir « Données des clients »
    • Vivre en sécurité : voir « Données des clients »
  • Données d’autres tiers : Nom, adresse (professionnelle), fonction, langue (principale), numéro de téléphone (professionnel), numéro de fax (professionnel), adresse e-mail (professionnelle), sexe, date de naissance, numéro de TVA/d’entreprise.

(Catégories de) Destinataires des données à caractère personnel collectées : 

En vue de la réalisation de l’objet, Vinçotte est contrainte de (faire) traiter vos données à caractère personnel aussi bien en interne qu’en externe. En principe, les données à caractère personnel sont uniquement transmises aux destinataires en cas de nécessité absolue, et des mesures de protection techniques et organisationnelles appropriées sont prises afin de protéger vos données à caractère personnel.

En interne, vos données à caractère personnel sont normalement uniquement traitées par des employées de Vinçotte qui doivent traiter vos données à caractère personnel (votre personne de contact, l’administration, le service planification, le service comptabilité, le service informatique, le service juridique, service marketing…).

En externe, vos données à caractère personnel sont partagées avec différentes entreprises externes qui fournissent des services à Vinçotte, comme des compagnies d’assurance, des banques, des conseillers médicaux/techniques/juridiques et d’autres conseillers professionnels, etc. Aux fins de garantir une protection suffisante de vos données à caractère personnel, Vinçotte a conclu des contrats de sous-traitance avec toutes les personnes/entités qui peuvent être considérées comme sous-traitants dans le cadre de la législation (relative à la protection des données). Vos données sont également partagées avec des organismes publics lorsque cela est nécessaire.

Il est possible qu’une ou plusieurs des tierces parties susmentionnées soient localisées en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »). Cependant, des données à caractère personnel seront uniquement transférées vers des pays tiers offrant un niveau de protection approprié.

Vos droits par rapport à vos données à caractère personnel

Par rapport à vos données à caractère personnel, vous avez :

  • le droit d’obtenir de Vinçotte la confirmation quant au traitement ou non de vos données à caractère personnel. Dans l’affirmative, vous pouvez demander à consulter vos données à caractère personnel.
  • le droit de faire rectifier ou compléter vos données à caractère personnel lorsque vous constatez que Vinçotte dispose de données à caractère personnel incorrectes ou incomplètes.
  • le droit de demander à Vinçotte d’effacer vos données à caractère personnel dans les circonstances et aux conditions telles que définies par la législation (sur la protection des données), sauf si une obligation légale, un intérêt légitime ou l’exécution du contrat nous empêche à effacer vos données.
  • le droit de demander à Vinçotte, dans certains cas définis par la législation (sur la protection des données), de limiter le traitement.
  • le droit d’obtenir les données à caractère personnel que vous avez fournies à Vinçotte dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou de les faire transmettre par Vinçotte à un autre responsable du traitement.
  • le droit, dans les cas définis par la législation (sur la protection des données), de vous opposer à un traitement.
  • le droit, dans les cas définis par la législation (sur la protection des données), de ne pas être soumis(e) à une prise de décision individuelle automatisée à laquelle sont liées des conséquences juridiques pour vous ou qui vous affecte sensiblement, comme l’évaluation d’aspects personnels en rapport avec l’exécution du travail, la fiabilité, solvabilité, etc.
  • le droit de retirer à tout moment votre consentement si vous avez donné pour une certaine finalité de traitement l’autorisation à Vinçotte de traiter vos données.

Vous pouvez faire valoir ces droits en envoyant un e-mail à gdpr@vincotte.be.

Si vous estimez que vos droits ont été violés, vous avez également le droit à tout moment d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de surveillance, pour la Belgique : Autorité de protection des données ("APD") Contact@apd-gba.be

Déclaration concernant les données à caractère personnel fournies

Vous déclarez que toutes les données que vous avez fournies sont sincères et exactes et que Vinçotte ne sera pas tenue responsable de tout dommage découlant d’erreurs dans les données que vous avez fournies.

En mettant vos données à caractère personnel à disposition par ce biais, vous déclarez avoir lu la déclaration de confidentialité ci-dessus, l’avoir comprise et de marquer votre accord avec celle-ci.

Nous vous remercions d’avance de votre intérêt pour les services de Vinçotte.