Déclaration de confidentialité

POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES AU SEIN DE L’ORGANISATION DE VINÇOTTE

Vinçotte comprend l’importance de la confidentialité et de la protection des données à caractère personnel et les préoccupations de ses clients, fournisseurs et visiteurs du site web de Vinçotte, Vinçotte Academy et Vinçotte Jobs (respectivement www.vincotte.be , www.vincotte-academy.be et www.vincotte-jobs.be). Dans la présente déclaration de confidentialité, Vinçotte souhaite vous fournir les informations suivantes relatives au traitement de vos données à caractère personnel en visitant les sites web de Vinçotte ou au sein de l’organisation de Vinçotte.

Identité et coordonnées du responsable du traitement

Le groupe Vinçotte se compose de différentes entreprises qui ont un site web commun (www.vincotte.be), un site web spécifique pour Vinçotte Academy (www.vincotte-academy.be) et un site web spécifique pour Vinçotte Jobs (www.vincotte-jobs.be). Les entreprises opérationnelles suivantes font partie du groupe Vinçotte :

Le siège des entreprises précitées est établi à 1800 Vilvoorde (Belgique), Jan Olieslagerslaan 35.

Sauf mention expresse contraire, le responsable du traitement dans le sens du Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD ») est Vinçotte International SA. En cas de questions sur tous les aspects concernant la protection des données à caractère personnel, vous pouvez joindre Vinçotte par e-mail à l’adresse suivante gdpr@vincotte.be.

Pour les questions d'ordre général adressées à la personne de contact du responsable du traitement, veuillez remplir le formulaire de contact le plus approprié que vous trouverez ici : vincotte.be/contact

Traitement des données à caractère personnel dans le cadre d’une visite sur le site web de Vinçotte

Lors d’une simple visite sur le site web précité, aucune donnée à caractère personnel n’est collectée à votre sujet, sauf au moyen de cookies. Pour de plus amples informations sur les cookies utilisés sur notre site web, Vinçotte vous renvoie à sa politique en matière de cookies.

Si vous souhaitez toutefois utiliser un service en ligne de Vinçotte, Vinçotte sera généralement contraint de vous demander certaines de vos données à caractère personnel et de les traiter comme expliqué ci-après.

Vous pouvez utiliser les services suivants via le site web de Vinçotte:

• S’inscrire à la newsletter, qui vous permettra de recevoir à votre choix les services suivants : e-zine (lettre d’information présentant un aperçu en fonction de vos centres d’intérêt), NewsFlash (dernières nouvelles en fonction de vos centres d’intérêt directement dans votre boîte de réception), invitations, souhaits, modifications de la législation, MyVinçotte movies, Industry Day Presentations, Vinçotte Action Plan, Vinçotte Academy, Vinçotte Innovation.
• Accéder MyVinçotte (portail clients) en utilisant un propre login pour la partie spécifique du site web
• Demander une offre
• Demander ou modifier un rendez-vous
• Contacter le service clientèle
• Faire un compliment ou déposer une plainte
• Appliquer pour un job chez Vinçotte (via le site web de Vinçotte Jobs)
• Autres questions

Le site web de Vinçotte Academy vous donne la possibilité de :

• Vous inscrire à une formation ;
• Contacter Vinçotte Academy en cas de questions sur une formation ;
• Donner votre accord pour vous inscrire à la newsletter et/ ou recevoir un appel.

Via le site web de Vinçotte Jobs, vous avez la possibilité de :

• Appliquer pour un job chez Vinçotte. Vinçotte vous réfère à ce sujet à la politique spécifique de protection des données personnelles sur le site de Vinçotte Jobs.
• Contacter Vinçotte en cas de questions générales. La présente politique est applicable dans ce cas.

La finalité du traitement des données à caractère personnel reçues par Vinçotte via son site web, le site web de Vinçotte Academy ou de Vinçotte Jobs dépendra du service choisi et peut être déterminée comme par exemple : répondre à la demande du client/ déposant, marketing direct, envoi de newsletters, envoi de notifications par e-mail, ...

En ce qui concerne la base juridique de ce traitement, veuillez-vous référer à ce qui a été expliqué ci-après au chapitre "Traitement des données à caractère personnel au sein de l'organisation Vinçotte". En principe, il s'agira du consentement de la personne concernée, car celle-ci aura partagé elle-même ses données personnelles pour la finalité particulière.

La durée du traitement des données personnelles des visiteurs du site web est la suivante en fonction du service :

• La Newsletter et les choix faits à cet égard: tant qu'aucune demande de désinscription n'a été faite par la personne concernée et également confirmée par Vinçotte
• MyVinçotte (portail client): la durée du contrat + délai de conservation légale
• Demander une offre : aussi longtemps que nécessaire en fonction de cette finalité du traitement + durée légale de conservation.
• Prendre ou modifier d'un rendez-vous ou s’inscrire à une formation : la durée du contrat + période de conservation légale
• Contacter le service clientèle: aussi longtemps que nécessaire en fonction de cette finalité du traitement
• Faire un compliment ou signaler une plainte : aussi longtemps que nécessaire en fonction de cette finalité du traitement.
• Candidature à un emploi : voir la politique de protection des données personnelles sur le site de Vinçotte Jobs.
• Autres questions via un formulaire de contact: aussi longtemps que nécessaire en fonction de la finalité du traitement.

Les types de données à caractère personnel des visiteurs du site web qui peuvent être traitées sont les suivantes en fonction du service :

• La Newsletter et les choix faits à cet égard: e-mail, nom, langue, entreprise, date d'abonnement, secteurs auxquels l'utilisateur s'intéresse, version de la présente politique acceptée. Notez que seuls l’e-mail, le nom, l’entreprise et la date d’abonnement sont considérés comme des données à caractère personnel.
• MyVinçotte : voir ci-dessous sous "Données des clients".
• Prendre ou modifier d'un rendez-vous ou s’inscrire à une formation: voir ci-dessous la rubrique "Données des client".
• Contacter le service clientèle: voir ci-dessous la rubrique "Données des clients".
• Faire un compliment : e-mail, nom, langue, entreprise et fonction
• Signaler une plainte : nom et prénom, adresse, e-mail, numéro de téléphone, entreprise, secteur, numéro de client, numéro de TVA et numéro de rapport.
• Candidature à un emploi : voir la politique de protection des données personnelles sur le site de Vinçotte Jobs.
• Autres questions via un formulaire de contact: (le cas échéant) nom et prénom, e-mail, code postal, entreprise et numéro de téléphone portable.

Si Vinçotte collecte des données à caractère personnel via un de ses sites web, elle prendra les mesures de protection nécessaires afin de garantir la sécurité de vos données à caractère personnel. Ces données seront traitées sur base en cas de nécessité absolue.

Traitement des données à caractère personnel au sein de l’organisation de Vinçotte

Vinçotte traite au sein de son organisation des données à caractère personnel de différentes catégories de personnes, comme les clients, les fournisseurs, des candidats, son personnel et tous autres tiers. Dans ce qui suit, une distinction claire selon la catégorie des personnes sera faite.

Finalité du traitement :

• Données des clients : fourniture des services, exercice des activités, comptabilité, marketing, envoi de Newsletter, envoi de notifications par e-mail, gestion de la clientèle, service clients, gestion de la clientèle via le portail clients (MyVinçotte), enregistrement d’événements, et l’exécution des contrats conclus avec des clients.
• Données des fournisseurs : achat de biens et services, gestion des fournisseurs, comptabilité, marketing, l’exécution des contrats conclus avec les fournisseurs.
• Données des candidats et du personnel: voir la déclaration relative à la protection des données personnelles dans le cadre de la relation de travail (potentielle) sur le site de Vinçotte Jobs.
• Données des tiers : réagir à la question posée via le formulaire de contact, gestion des prospects, identification de fournisseurs potentiels, marketing, relations publiques…

Base juridique du traitement :

En fonction de la finalité spécifique du traitement, les données à caractère personnel collectées auprès de la personne concernée seront traitées sur la base d'au moins une des bases suivantes :

• La personne concernée a donné son consentement. Vinçotte informera au moins préalablement la personne concernée de la finalité pour laquelle les données sont demandées, quelles données seront collectées pour traitement, du droit de retirer le consentement, ainsi que du transfert des données vers des pays tiers.
• Le consentement comme base juridique s'appliquera en cas d'envoi de Newsletter, marketing direct, notifications par courriel, application pour un job et réagir à la question posée via le formulaire de contact.
• Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci.
• Cette base s'appliquera si elle concerne la prestation de services, l'achat de biens ou de services, l’exercice des activités, la comptabilité et la gestion des clients et fournisseurs.
• Le traitement est nécessaire pour satisfaire à une obligation légale imposée à Vinçotte.
• Cela sera le cas pour les activités comme décrites dans la déclaration relative à la protection des données personnelles dans le cadre de la relation de travail (potentielle).
• Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Vinçotte en qualité de responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les droits fondamentaux et les libertés de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel.

Exceptionnellement, une des bases suivantes peuvent s’appliquer :

• Le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique.
• Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investie l’organisation qui intervient en qualité de responsable du traitement.

Vinçotte veille à toujours invoquer au moins une base légale lors du traitement de données à caractère personnel pour une finalité spécifique. Si vous avez des questions sur la base juridique applicable invoquée par Vinçotte, vous pouvez toujours contacter Vinçotte par e-mail adressé à gdpr@vincotte.be.

Durée du traitement:

Les données à caractère personnel sont traitées et conservées par Vinçotte pendant la période qui est nécessaire en fonction de la finalité et de la nature de la relation entre Vinçotte et vous-même. Généralement, les données sont conservées pour la durée du contrat, prolongée du délai de conservation légal le cas échéant (au moins 5 ans pour des données de client et 7 ans pour des données de facturation) et de la durée d’un éventuel litige.

Pour chaque catégorie des données, les règles suivantes s’appliquent :

• Données des clients : Durée du contrat + délai de conservation légal
• Données des fournisseurs : Durée du contrat + délai de conservation légal
• Données des candidates et du personnel : voir la déclaration relative à la protection des données personnelles dans le cadre de la relation de travail (potentielle) sur le site de Vinçotte Jobs.
• Données des tiers : Les données à caractère personnel qui ne sont pas liées à une relation contractuelle seront supprimées après une période de 18 mois s’il n’y a plus d’intérêt légitime dans le chef de Vinçotte.

Types de données à caractère personnel qui peuvent être traitées :

• Données des clients : nom, adresse (professionnelle), fonction, langue (principale), numéro de téléphone (professionnel), adresse e-mail (professionnelle), sexe, numéro de TVA, numéro de compte du client.
• Données des fournisseurs : nom, adresse (professionnelle), fonction, langue (primaire), numéro de téléphone (professionnel), adresse e-mail (professionnelle), sexe, numéro de TVA, numéro de compte du fournisseur.
• Données des candidates et du personnel : voir la déclaration relative à la protection des données personnelles dans le cadre de la relation de travail (potentielle) sur le site de Vinçotte Jobs.
• Données des tiers (si applicable) : nom, adresse (professionnelle), fonction, langue (principale), numéro de téléphone (professionnel), adresse e-mail (professionnelle), sexe, date de naissance, numéro de TVA.

(Catégories de) Destinataires des données à caractère personnel collectées :

En vue de la réalisation de la finalité, Vinçotte est contrainte de (faire) traiter vos données à caractère personnel en interne. En principe, les données à caractère personnel sont uniquement transmises aux destinataires en cas de nécessité absolue, et des mesures de protection techniques et organisationnelles appropriées sont prises afin de protéger vos données à caractère personnel.

En interne, vos données à caractère personnel sont normalement uniquement traitées par des employées de Vinçotte qui doivent traiter vos données à caractère personnel (par exemple votre personne de contact, l’administration, le service planification, le service comptabilité, le service informatique, le service juridique, service marketing…).

Le cas échéant, vos données à caractère personnel peuvent être partagées en externe avec différentes entreprises externes qui fournissent des services à Vinçotte, comme entre autres des compagnies d’assurance, des banques, des conseillers médicaux/techniques/juridiques et d’autres conseillers professionnels, etc. Aux fins de garantir une protection suffisante de vos données à caractère personnel, Vinçotte a conclu des contrats de sous-traitance avec toutes les personnes/entités qui peuvent être considérées comme un sous-traitant dans le cadre de la législation relative à la protection des données ou les garanties contractuelles sont en tout cas convenues. Vos données sont également partagées avec des organismes publics lorsque cela est nécessaire.

En principe, Vinçotte ne transmet pas de données personnelles à des (organisations de) pays tiers en dehors de l'Espace Economique Européen (« EEE »). Si cela s'avère malgré tout nécessaire, Vinçotte prendra les mesures de protection appropriées conformément au RGPD en vue de protéger les données personnelles.

Vos droits par rapport à vos données à caractère personnel

Par rapport à vos données à caractère personnel, vous avez :

• le droit d’obtenir de Vinçotte la confirmation quant au traitement ou non de vos données à caractère personnel. Dans l’affirmative, vous pouvez demander à consulter vos données à caractère personnel.
• le droit de faire rectifier ou compléter vos données à caractère personnel lorsque vous constatez que Vinçotte dispose de données à caractère personnel incorrectes ou incomplètes.
• le droit de demander à Vinçotte d’effacer vos données à caractère personnel dans les circonstances et aux conditions telles que définies par la législation (sur la protection des données), sauf si une obligation légale, un intérêt légitime ou l’exécution du contrat nous empêche à effacer vos données.
• le droit de demander à Vinçotte, dans certains cas définis par la législation (sur la protection des données), de limiter le traitement.
• le droit d’obtenir les données à caractère personnel que vous avez fournies à Vinçotte dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou de les faire transmettre par Vinçotte à un autre responsable du traitement.
• le droit, dans les cas définis par la législation (sur la protection des données), de vous opposer à un traitement.
• le droit, dans les cas définis par la législation (sur la protection des données), de ne pas être soumis(e) à une prise de décision individuelle automatisée à laquelle sont liées des conséquences juridiques pour vous ou qui vous affecte sensiblement, comme l’évaluation d’aspects personnels en rapport avec l’exécution du travail, la fiabilité, solvabilité, etc.
• le droit de retirer à tout moment votre consentement si vous avez donné pour une certaine finalité de traitement l’autorisation à Vinçotte de traiter vos données.
• Protocole d’accord sur l’échange de données à caractère personnel entre Vinçotte (Controlatom) et l’AFCN
• Vinçotte SA et l’Agence Fédérale de Contrôle Nucléaire (AFCN) ont signé un protocole d'accord concernant l'échange de données entre Vinçotte et l'AFCN pour les activités spécifiques de Controlatom. Le présent protocole d'accord s'applique à l'accès, à la communication et à la transmission de données à caractère personnel entre Vinçotte (Controlatom) et l'AFCN dans le cadre des activités de Controlatom telles que spécifiquement décrites dans le protocole d'accord. En application de l'article 20, §3 de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel, Vinçotte s'acquitte de son obligation de divulgation par la présente communication.

Vous pouvez faire valoir vos droits en envoyant un e-mail à gdpr@vincotte.be.

Si vous estimez que vos droits ont été violés, vous avez également le droit à tout moment d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de surveillance, notamment pour la Belgique « l’Autorité de Protection des Données » via les possibilités de contact comme prévues sur son site web.

Déclaration concernant les données à caractère personnel fournies – modifications à la politique

Vous déclarez que toutes les données que vous avez fournies sont sincères et exactes et que Vinçotte ne sera pas tenue responsable de tout dommage découlant d’erreurs dans les données que vous avez fournies.

Vinçotte peut à tout moment, pour diverses raisons, apporter des améliorations, des compléments ou des modifications à cette politique. La version la plus récente peut être consultée à tout moment sur le site web. Vinçotte vous invite à vérifier régulièrement les modifications.

En mettant vos données à caractère personnel à disposition par ce biais, vous déclarez avoir lu la déclaration de confidentialité ci-dessus, l’avoir comprise et de marquer votre accord avec celle-ci.

Nous vous remercions d’avance de votre intérêt pour les services de Vinçotte.

Avril 2023