Business case remote auditing bij Enviro

Johan Lambeets van Enviro Engineering uit Alken is één van de eerste klanten waar Vinçotte een remote audit mee uitvoerde in combinatie met een kort bezoek ter plaatse. We vroegen hem naar zijn ervaringen met deze audit vanop afstand.

Wie is ENVIRO ENGINEERING

Enviro Engineering bvba werd opgericht in 1991 door studiegenoten Johan Lambeets en Guy Marckelbach. Enviro is een ingenieursbureau met milieucoördinatoren, energiedeskundigen en preventie-adviseurs, gespecialiseerd in juridische, technische en administratieve ondersteuning van bedrijven op het gebied van:

  • milieu: vergunningen - voorwaarden - audits - (ISO-)milieuzorgsystemen - hemelwaterstudies;
  • energie: audits - verslaggeving - energieplan;
  • preventie: globaal preventieplan - jaaractieplan - interventie- en noodplannen - risico-analyse;
  • subsidies: ecologiecriterium bij investeringen - verhoogde investeringsaftrek - e.a.

Hoe zijn de remote audits gestart

Er werden voor de COVID-19 uitbraak geen remote audits uitgevoerd. Toen we midden maart hoorden van de lockdown, hebben we onmiddellijk aktie ondernomen. Er zijn immers de jaarlijks verplichte inspecties die moesten voortlopen. In eerste instantie was er geen uitstel voorzien door de overheid. Enviro Engineering was een van de eerste klanten die meestapten in het verhaal.

Johan: “Het enige wat vroeger gebeurde, was dat er via mail of telefonisch documenten werden aangevraagd als voorbereiding van een audit. Van meetings via Teams of Zoom was geen sprake.”

Binnen Vinçotte zagen we al vrij snel in dat audits vanop afstand een oplossing waren. Binnen de week zijn we kunnen starten.

Johan: “Iets na de lockdown zijn Vinçotte en ik gaan bekijken hoe we konden blijven audits uitvoeren. Anders gingen die naar achter geduwd worden, waardoor op het einde van het jaar de auditoren en milieucoördinatoren in tijdsnood dreigden te komen. Vinçotte en Enviro kwamen vrij snel overeen om het administratieve deel virtueel te doen vanop een afstand. We speelden daarbij niet ‘cavalier seul’ en kregen onmiddellijk het akkoord van Febelauto en OVAM (Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij).”

Het gros van onze contacten was meteen te vinden voor dit idee. Tot op heden zijn er al meerdere depollutie centra geauditeerd met Johan Lambeets op deze nieuwe manier. Johan heeft vooraf onze vragenlijst ingevuld en deze ons bezorgd, waarna we een audit op afstand via Microsoft Teams hebben uitgevoerd. Nadien zijn we een uurtje ter plaatse geweest op de site, op veilige afstand en met mondmaskers. Alles is vlot verlopen. Naast de depollutiecentra hebben we ondertussen ook al vele carrosseriebedrijven vanop afstand geauditeerd.

Ervaring met remote auditing

Johan: “De bedrijfsleiders zijn ontegensprekelijk te vinden voor remote auditing. Zij hoeven niet langer tijdens een audit in allerijl papieren te zoeken. Wij nemen een deel weg van de tijd die zij er moeten insteken. Ik persoonlijk ken trouwens maar één bedrijfsleider die zei, neen het gaat niet. Zelfs niet met het respecteren van social distancing en zo. Al de andere audits hebben op die manier plaatsgevonden. We werken met een checklist en bezorgen elkaar vooraf de nodige documenten. Dan prikken we een datum om het administratieve luik online te auditeren. Tenslotte volgt er een korte rondgang op de werkvloer van het bedrijf en hoeven we niet meer op kantoor te zijn.”

Johan: “We hebben net als de collega’s het beste medium moeten zoeken. Het belangrijkste was dat we ons allemaal goed voelden bij de keuze.”

De grootste hinderpalen waren mensen die niet zo vertrouwd zijn met Skype, Teams, documenten scannen,... maar uiteindelijk waren het er weinig en ging het allemaal vrij vlot.

Johan: ““Echte nadelen zijn er niet, vind ik. Enkel op het vlak van planning moeten er meer momenten in de agenda ingepast worden.”

Is remote auditing een tijdelijk fenomeen?

Onze inschatting bij Vinçotte is dat remote audits tijdens de corona crisis zeker nog gaan groeien en waarschijnlijk ook na de crisis een vaste plaats krijgen. Remote audits bieden heel wat voordelen zowel voor Vinçotte als voor de klant: files worden vermeden, een klant moet minder tijd voorzien voor de audit ter plaatse en doordat een audit ter plaatse minder lang duurt, kunnen er meer klanten in eenzelfde regio bezocht worden.

Johan: “Hopelijk kunnen we op dezelfde meer efficiënte manier blijven auditeren. We hoeven bijvoorbeeld met z’n allen minder tijd te spenderen aan verre verplaatsingen om te vergaderen. Wél moeten we elkaar nog blijven zien, want het informele deel is eveneens belangrijk.”

Meer weten over remote audits?

Wil je weten of remote auditing ook voor jouw bedrijf binnen jouw sector mogelijk is? Aarzel dan niet! Vul het info/offerte aanvraag formulier en wij nemen contact met u op.

Ja, ik wil meer weten over audits op afstand

Schrijf u in op onze nieuwsbrief en we houden u up-to-date!

Inschrijven