Crise COVID19 - UPDATE FOOD 8.04

L’objectif de celles-ci étant de limiter l’impact et les retards sur les certifications de nos clients. Veuillez trouver ci-dessous les notes par type de certificat/audit. Nous avons également inclus un paragraphe sur la procédure d’audit en vigueur afin de garantir une sécurité optimale de vos collaborateurs et de nos auditeurs.

AFSCA – Système d’auto-contrôle (statut 23 mars) #

• Les audits peuvent être retardés pendant la période des mesures imposées par le gouvernement sans impact sur le bonus de l'entreprise. Cette période s’étend du 13 mars 2020 à une date X qui sera définie en fonction des mesures prises par le gouvernement. Celle-ci prendra en compte une phase de transition.

• Dès que les mesures sont levées et que les audits sont à nouveau possibles, l’OCI et l'exploitant doivent se contacter directement et dans un délai de quelques jours afin de planifier l’audit de renouvellement aussi rapidement que possible. Cette communication entre l’OCI et l'exploitant doit être documentée.

• Toute l’information est disponible sur ce lien.

GRMS (statut 18 mars) #

• En ce qui concerne le GRMS, la période de certification peut être prolongée de 6 mois (au maximum).

• Cette prolongation est possible si les résultats d’une évaluation par Vinçotte prouve qu’un audit sur site est temporairement impossible.

• Les résultats de cette évaluation doivent être soumis et confirmés par la DAFC (Danish Agri&Food Council) qui accepte ou non la prolongation.

Febev / Certus (statut 20 mars) #

Les certificats Febev et Certus sont temporairement prolongés jusqu’au 31/05. Ensuite un nouvel audit doit avoir lieu.

Schéma BRCGS (statut 26 mars) valable pour tous les standards BRC (modules volontaires/ASDA inclus) #

Procédure de report d’un audit sur site

Quels sont les différents scénarios possibles autorisés actuellement par BRCGS ? :

• L’audit est annulé, le certificat vient à échéance et l’audit est réalisé dès que la crise du coronavirus se termine.

• L’audit est maintenu. Pour BRC il doit obligatoirement et jusqu’à nouvel ordre être annoncé

• Après une analyse de risque positive par Vinçotte Isacert (par exemple pas de grade C ou D lors de l’audit précédent) l’interview à distance a lieu. Si le résultat est positif, le certificate est prolongé de 6 mois. Après 6 mois un audit complet sur site doit avoir lieu.

Interview à distance

• Vinçotte ISACert fournit au site une “Risk Assessment Checklist” qui servira de fil conducteur pour l’analyse de risque. Téléchargez le formulaire ici.
• Si l’analyse de risque est positive, le site fournit:
  • Des documents en format digital tels que le manuel, l’organisation, la sous-traitance, la législation, les objectifs, le plan HACCP, les procedures de traçabilité et de “recall”…
  • L’auto-évaluation complétée (outil BRC)
• A la date prévue l’interview a lieu par téléphone et/ou connexion internet avec partage d’écran.

Quid de la prolongation du certificat ?

• Si Vinçotte ISACert conclut que le site satisfait aux exigences, un nouveau certificat est émis (le grade sur le nouveau certificat correspond au grade sur le certificat précédent).
• La date d’expiration du nouveau certificat Vinçotte ISACert est égale à la date sur le certificat précédent allongée de 6 mois.
• Vinçotte ISACert facture le temps de préparation, d’interview et de rapportage. Il n’y a pas de frais d’enregistrement pour la prolongation du certificat.
• Dès que le site est à nouveau accessible, l’audit sur site a lieu, et la période d’extension des certificats repasse à 12 mois (grades A et B) ou 6 mois (grades C et D)

Schéma FSSC 22000 (statut 26 mars)

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Procédure de report d’un audit sur site

Les scénarios de report se basent sur une analyse de risque et/ou une interview à distance.

• Un audit de surveillance (Upgrade V5) peut être reporté de maximum 6 mois (mais au maximum dans l’année calendrier). Le certificat V4.1 peut être suspendu en fonction des résultats de l’analyse de risque.
• Pour les audits de recertification, au cas où le certificat V4.1 vient à échéance le certificat peut être prolongé, mais aussi suspendu sur base de l’analyse de risques. L’audit complet de recertification V5 doit avoir lieu dans les 6 mois, de sorte que le nouveau certificat puisse être émis avant la nouvelle date d’échéance.

Les interviews à distance

• Vinçotte ISACert fournit au site un" Risk Assessment Checklist” qui servira de fil conducteur pour l’analyse de risques. Téléchargez le formulaire ici.
• Un rendez-vous est ensuite pris pour l’interview au cours de laquelle l’auditeur Vinçotte ISACert et le responsable du site évaluent les résultats de l’analyse de risque

Schéma IFS (statut 31 mars) valable pour tous les standards IFS (IFS Global Markets inclus) #

Procédure de report d’un audit sur site

IFS n’impose pas de sanctions en cas de délai d’audit expiré.

• Vinçotte ISACert doit enregistrer dans la base de données IFS toute entreprise où l’audit n’a pas pu avoir lieu en raison du coronavirus, ainsi que la justification. Vinçotte ISACert fournit au site une “Risk Assessment Checklist” qui servira de fil conducteur pour l’évaluation de celle-ci. Téléchargez le formulaire ici.
• Le certificat en cours expire, mais aucune non-conformité n’est notée pour l’audit suivant.
• Les certificats expirés seront visibles pendant 12 mois dans la base de données IFS.
• Un nouvel audit réussi débouche sur un nouveau certificat.
• La date d'expiration de ce nouveau certificat est calculée à la date du nouvel audit et ne tient pas compte de la date d'expiration du certificat expiré.

Remote Surveillance Checks

• Les Remote Surveillance Checks sont optionnels, non accrédités et ne conduisent pas à une extension du certificat. Les Remote Surveillance checks réussis sont cependant enregistrés sur le portail d’IFS.
• Les Remote Surveillance Checks sont possibles à partir du 1^er avril 2020 et ont une durée de validité de 6 mois
• L’adaptation ou l’extension des scopes existants n’est pas possible dans ces checks à distance.

GMP checks

• IFS travaille sur sa procédure de checks GMP. L’idée est d’exécuter rapidement, une fois la crise passée, des checks GMP inopinés sur site.
• Les GMP Checks ne seront pas non plus accrédités et ne conduiront pas non plus à une extension du certificat.

Résultat des Remote Surveillance checks

• Une lettre est envoyée sur un template IFS « result of remote surveillance check » avec la mention « Passed » ou « Failed »
• Le résultat du Remote Surveillance Check est ajouté à la base de données IFS
• Un frais d’enregistrement de 100€ par upload sera dû à IFS (10€ pour IFS Global Markets)

Protocole Corona (statut 31 mars) pour les auditeurs Vinçotte Isacert Belgique. #

Voici le mode opératoire développé par Vinçotte Isacert Belgique en vue de la protection de vos collaborateurs et de nos auditeurs dans le cadre de la problématique liée au Coronavirus. Nous vous demandons de bien vouloir prendre connaissance de ce protocole, en en cas de désaccord de prendre contact avec notre bureau afin que nous discutions de son contenu. Sans réaction de votre part, nous considérerons que lors du prochain audit, votre entreprise pourra respecter les règles développées ci-dessous:

• Réunion d’ouverture : celle-ci est tenue par l’auditeur. Seuls les managers opérationnels responsables les plus indispensables et le responsable de la qualité y assistent.
• Les locaux dont il est fait usage pendant l’audit, comme les salles de réunion et autres seront suffisamment ventilés et assez grands pour garantir à tout moment la distance minimale entre auditeur et personne auditée. Conformément aux règles de Sciensano, cette distance doit être au minimum d’1.5 m (2 longueurs de bras). Si un tel local n’est pas disponible, l’audit ne peut avoir lieu. Il y a alors dans cette situation toutefois de nombreuses possibilités pour réaliser les audits (partiellement) à distance; veuillez prendre contact avec notre bureau à cet effet.
• Les entretiens s’effectueront en effet dans ce ou ces locaux. L’auditeur ne se rendra pas dans les divers départements, comme celui des achats par exemple, pour procéder à des entretiens. Sur base de l’entretien, l’auditeur peut encore demander des informations complémentaires comme des enregistrements ou autres, qui devront alors être apportés à cet endroit. Au cas où vous possédez un système numérique, l’utilisation de celui-ci est conseillée. Les informations seront de préférences diffusées sur un écran, de telle sorte que l’auditeur puisse consulter ces documents à une distance de minimum 1.5 m.
• Dans l’environnement de production, l’auditeur ne procédera à aucun entretien. Il fera uniquement des observations en matière d’infrastructure, de conditions de base, de gestion documentaire, d’enregistrements, de contrôles des processus et produits, comme les réglages de la température. Pendant cette tournée, il sera demandé de faire activement des démonstrations concernant l’exécution des CCP, CP / oPrP. Nous vous demandons de fournir à votre personnel les instructions en ce sens, de telle sorte qu’ils sachent ce qui sera attendu d’eux au moment où l’auditeur sera présent. Il incombe à l’auditeur de déterminer si on s’écarte de ce mode opératoire, par exemple dans des locaux sans nuisances sonores où les entretiens peuvent se dérouler facilement tout en respectant la distance d’1.5 m.
• Au cas où après cet audit de production (ou de façon intermédiaire), des entretiens complémentaires sont nécessaires, ceux-ci se tiendront dans un local / bureau distinct où seront présents la personne interrogée, l’auditeur et au maximum un autre observateur/audité, par exemple le responsable de la qualité. Là aussi, la distance minimale d’1.5 m doit être garantie.
• Au cas où il y a pendant la production de grands mouvements de personnel, comme lors de pauses communes, au moment du repas, d’un changement d’équipe, etc., l’auditeur aura de préférence quitté l’environnement de production à ce moment-là, afin d’empêcher que la distance minimale d’1.5 m soit à nouveau mise en péril.
• Nous avons également informé notre auditeur afin de faire appliquer scrupuleusement les règles relatives à l’hygiène de base. Ceci signifie concrètement se laver régulièrement les mains à l’eau/savon et/ou au produit désinfectant suivant les instructions de Sciensano. En cas d’utilisation d’un produit désinfectant, de préférence un produit contenant 70-95 % d’alcool.
• De préférence, l’auditeur portera également des gants en zone de production, pas en guise de protection contre le virus, mais notamment pour empêcher qu’il ou elle se touche inconsciemment le visage, ce qui constituerait un risque potentiel dans un environnement où de nombreuses personnes circulent.
• L’utilisation d’équipements ménagers commun n’est pas autorisée, comme l’utilisation commune d’assiettes, couteaux, essuie-mains, etc.
• Au cas où l’auditeur constate que sa sécurité n’est pas suffisamment respectée, ce dernier peut décider de mettre un terme à l’audit. Ceci s’applique également si on constate que des collaborateurs présentent des symptômes (fièvre, toux, éternuements, difficultés respiratoires) (voir directives Sciensano) mais sont néanmoins au travail au sein de l’entreprise.
• Pour le lunch l’auditeur apporte ses propres tartines.

Nous réalisons qu’il s’agit d’une période anxiogène, et que ceci génère son lot d’usages ‘étranges’. Hélas, ceci est nécessaire pour donner à la fois à nos collaborateurs et à vos collaborateurs la garantie la plus forte possible qu’ils ne se contamineront pas l’un l’autre. Il va de soi que nous vous garantissons que nos auditeurs se tiendront aussi aux directives de Sciensano. Par exemple, si un auditeur est enrhumé ou si un des membres de sa famille est malade, il ne viendra pas auditer chez vous.

Vinçotte suit la situation de près et adaptera ses procédures en fonction de son évolution et des directives des gouvernements et des détenteurs de normes.