Belangrijke mededelingen schema-eigenaren FOOD

Hieronder de certificatieregels per norm in coronatijden. In de laatste paragraaf wordt de auditwerkwijze beschreven die de maximale bescherming van uw personeel en onze auditoren garandeert.

FAVV - Autocontrolesysteem (status 23 maart 2020) #

Procedure tot uitstel van een on-site audit

• Audits kunnen gedurende de periode van de maatregelen van de regering uitgesteld worden zonder impact op de bonus van de onderneming.
• De periode start op 13 maart 2020 en de einddatum zal uiteraard afhangen van de duur van de bijzondere maatregelen, rekening houdend met een overgangsfase.

• Zodra de maatregelen worden opgeheven en er weer audits mogelijk zijn, neemt Vinçotte rechtstreeks contact op om zo snel mogelijk een hernieuwingsaudit te plannen. Deze communicatie moet gedocumenteerd worden.

Alle informatie van het FAVV ivm de coronacris is te vinden via deze link.

GRMS (status 18 maart 2020) #

• De certificatieperiode kan maximaal met 6 maanden verlengd worden

• De verlenging gebeurt op basis van een evaluatie door Vinçotte van de situatie van het bedrijf: indien we evalueren dat een on-site audit tijdelijk onmogelijk is sturen we de beslissende elementen achter de evaluatie naar de DAFC (Danish Agri&Food Council) voor goedkeuring.

#

Febev / Certus (status 20 maart 2020) #

Certus en Febev-certificaten worden voorlopig alle verlengd naar 31/05. Daarna moet er normaal gezien een nieuwe audit plaatsvinden.

#

BRCGS schema, inclusief voluntary modules (status 26 maart) #

Procedure tot uitstel van een on-site audit

Hieronder zijn de verschillende mogelijke scenario’s voor BRC:

1. 1. De audit is geannuleerd, het certificaat vervalt en de audit wordt uitgevoerd zodra de coronacrisis voorbij is.
2. 2. De audit gaat door. Voor BRC moet die nu verplicht aangekondigd gebeuren.
3. 3. Na positieve risico assessment door Vinçotte Isacert (bij voorbeeld de score van de vorige audit mag niet C of D-grade zijn) vindt er een remote interview plaats. Indien positief wordt het certificaat met 6 maanden verlengd. Na 6 maanden moet er een volledige on-site BRC audit gebeuren.

Het uitvoeren van de remote interviews

• Vinçotte ISACert bezorgt de site een “Risk Assessment Checklist” als leidraad voor de risicoanalyse. Download het document hier.

• Indien de remote interview door mag gaan na risicoanalyse wordt de site gevraagd om:

1. Documenten digitaal aan te leveren, bij voorbeeld handboek, organisatie, off-site / outsourced activities, wetgeving, doelstelling, HACCP plan, basis-voorwaarden programma, procedure traceerbaarheid en recall…

2. De BRC self-assessment tool in te vullen

• Op de geplande datum gebeurt het interview via de telefoon en/of conference call.

Wat met verlenging van het certificaat ?

• Als Vinçotte ISACert besluit dat de site voldoet aan de eisen, wordt een nieuw certificaat uitgeschreven. De grade op dit nieuwe certificaat is gelijk aan de grade op het vorige certificaat.

• De vervaldatum van het nieuwe Vinçotte ISACert certificaat is gelijk aan de datum op het vorige certificaat, verlengd met 6 maanden.

• Vinçotte Isacert factureert de voorbereidings-, interview- en rapportagetijd. Er wordt geen BRC registratiefee aangerekend voor de verlenging van het certificaat.

• Zodra de site weer toegankelijk is, vindt een on-site audit plaats, en wordt het certificaat terug met 12 maanden geldigheid uitgereikt (of 6 maanden bij C/D grade).

#

FSSC 22000 schema (status 26 maart) #

Procedure tot uitstel van een on-site audit

Hieronder zijn de verschillende mogelijke scenario’s voor FSSC, op basis van een risicoanalyse/remote interview:

Surveillance audits

1. Surveillance audit (V5 upgrade of eerste surveillance audit na initiële certificatie) wordt maximaal met 6 maanden binnen het kalenderjaar uitgesteld.

2. V4.1 certificaat kan geschorst worden in functie van de resultaten van de risicoanalyse.

Hercertificatie audits

1. In het geval waar een V4.1 certificaat vervalt kan het certificaat met 6 maanden verlengd worden. Gebaseerd op de risicoanalyse kan het ook geschorst worden.

2. De volledige V5 hercerificatieaudit dient binnen de 6 maanden te gebeuren, zodat het nieuwe certificaat vóór de nieuwe vervaldatum uitgegeven kan worden.

Het uitvoeren van de remote interviews

• Vinçotte ISACert bezorgt de site een "Risk Assessment Checklist" als leidraad voor de risicoanalyse. Download het document hier
• Vervolgens wordt er een afspraak gemaakt voor een interview waarbij de Vinçotte ISACert auditor en de siteverantwoordelijke de resultaten van de risicoanalyse zullen reviewen.
• Vinçotte ISACert moet op de IFS databank een aantekening maken over elk gecertificeerd bedrijf waar de audit door het Coronavirus niet kon plaatsvinden met de juiste en volledige redenen waarom de audit niet kon doorgaan. Vinçotte ISACert bezorgt de site een “Risk Assessment Checklist” als leidraad voor de risico assessment en de redenen waarom IFS audit niet wordt uitgevoerd. Download het document hier

#

IFS Schema (status 31 maart 2020) - dit geldt voor alle IFS standaarden (inclusief IFS Global Markets) #

Procedure tot uitstel van een on-site audit

• IFS legt geen sancties op in geval van een audit voorbij vervaldatum wegens de Coronasituatie.

• Het lopende certificaat vervalt, maar er wordt geen non-conformiteit genoteerd voor de volgende audit.

• De vervallen IFS certificaten zullen dan twaalf maanden lang zichtbaar blijven op de IFS database.

• Een succesvolle nieuwe audit leidt tot een nieuw certificaat.

• De vervaldatum van dit nieuwe certificaat wordt berekend op de datum van de nieuwe audit, en houdt geen rekening met de vervaldatum van het vervallen certificaat.

Remote surveillance checks

• Remote surveillance checks zijn optioneel, niet geaccrediteerd en leiden dus niet tot verlenging van het certificaat. Wel wordt “passed” bij succesvolle remote surveillance checks op de IFS portal aangekruist.

• De remote surveillance checks zijn mogelijk vanaf 1 april 2020 en hebben een geldigheidsduur van 6 maanden.

• Aanpassing/uitbreiding van bestaande scope is niet mogelijk.

GMP checks

• IFS werkt nog de details uit van de GMP checks. De bedoeling is zo snel mogelijk na de coronacrisis een onaangekondigde on-site GMPaudit uit te voeren.

• GMP checks zullen niet geaccrediteerd worden en zullen ook niet tot verlenging van het certificaat leiden.

Resultaat van de remote surveillance checks

• Een brief wordt opgemaakt volgens template IFS met “result of remote surveillance check” en vermelding “Passed” of “Failed”

• De resultaten van de remote surveillance check worden op de IFS database opgeladen

• IFS rekent een fee van 100€ per upload aan (10€ voor IFS Global Markets)

#

Werkwijze voor Vinçotte audits in coronatijden (status 31 maart) #

Wij verzoeken u dit protocol door te lezen en indien u niet akkoord bent met ons contact op te nemen om dit inhoudelijk te bespreken. Zonder bericht van uw kant, gaan wij ervan uit dat uw bedrijf bij de komende audit tegemoet kan komen aan de hieronder gestelde regels:

• Openingsbijeenkomst: deze wordt gehouden door de auditor, waar in principe alleen de hoogst nodige operationele verantwoordelijke managers en de kwaliteitsmanager bij aanwezig zijn.
• De ruimtes waarvan tijdens de audit gebruikt wordt gemaakt zoals vergaderruimten e.d. zijn voldoende groot om op elk moment de minimale afstand tussen auditor en auditee te garanderen. Deze afstand is conform Sciensano regels minimaal 1.5 m (2 armlengten). De ruimtes moeten ook genoeg geventileerd zijn. Indien een dergelijke ruimte niet voorhanden is kan de audit ter plaatse niet doorgaan. Indien dit het geval is, neemt u best contact met ons op om de mogelijkheden van een (deels) remote audit (op afstand) te bespreken.
• Alle interviews zullen in deze ruimte(s) gehouden worden. De auditor zal niet naar de diverse afdelingen zoals inkoop e.d. gaan om interviews te houden. Op basis van het interview kan de auditor nog aanvullende informatie opvragen zoals registraties e.d. die dan naar deze locatie gebracht moeten worden. Indien u een digitaal systeem heeft, is het gebruik hiervan aan te raden. De informatie wordt bij voorkeur gestreamd naar een scherm zodat de auditor dit kan beoordelen op minimaal 1.5m afstand.
• Ook in de productie omgeving zal de auditor in principe geen interviews afnemen. Hij zal alleen observaties doen op het gebied van infrastructuur, basisvoorwaarden, documentbeheer, registraties, proces- en product controles zoals temperatuur instellingen. Tijdens deze rondgang wordt verzocht om actief demonstraties te geven met betrekking tot uitvoering van CCP’s, CP’s / oPrP’s. Wij verzoeken u uw personeel hierop te instrueren zodat zij weten dat dit van hen gevraagd wordt op het moment dat de auditor er is. Het is aan de auditor om te bepalen of van deze werkwijze afgeweken wordt, bijvoorbeeld in ruimtes zonder geluidsoverlast waar interviews eenvoudig mogelijk zijn met inachtneming van 1.5 m afstand e.d.m.
• Indien na deze productie audit (of tussentijds) aanvullende interviews nodig zijn zullen deze gehouden worden in een aparte ruimte / kantoor met daarin aanwezig de geïnterviewde, de auditor en maximaal één andere observator/auditee bijvoorbeeld de kwaliteitsmanager. Ook dan dient de minimale afstand van 1.5 m gegarandeerd te zijn.
• Indien tijdens productie er grote personeelsbewegingen zijn zoals bij gemeenschappelijke pauzes, lunch, ploegenwissel en dergelijke zal de auditor bij voorkeur op dat moment deze productie omgeving verlaten hebben om opnieuw te voorkomen dat de minimale afstand van 1.5 m in het gedrang komt.
• Tevens hebben wij onze auditor ingelicht zorgvuldig om te gaan met de basishygiëne. Dit betekent concreet regelmatig handen wassen met water/zeep en/of desinfectie middel volgens de Sciensano instructies. Bij gebruik van desinfectie middel bij voorkeur een middel met 70-95 % alcohol.
• Bij voorkeur draagt de auditor handschoenen in de productieomgeving, niet ter bescherming tegen het virus maar met name om te voorkomen dat hij/zij onbewust zijn/haar gezicht aanraakt wat een potentieel risico zou zijn in een omgeving waar veel mensen rondlopen.
• Het gebruik van gemeenschappelijke huishoudelijke materialen wordt niet toegestaan zoals gemeenschappelijk gebruik van borden, messen, handdoeken e.d.
• Indien de auditor constateert dat zijn veiligheid niet voldoende gerespecteerd wordt, kan deze besluiten de audit af te breken. Dit geldt ook indien geconstateerd wordt dat medewerkers symptomen vertonen (koorts, hoesten, niezen, ademhalingsmoeilijkheden (zie richtlijnen Sciensano)) maar toch werkzaam zijn binnen het bedrijf.
• De auditor zorgt zelf voor zijn/haar lunch.

Wij beseffen ons dat het uitzonderlijke tijden zijn die ‘vreemde’ omgangsvormen met zich meebrengen. Helaas is dit noodzakelijk om zowel uw medewerkers als onze medewerkers een zo hoog mogelijke garantie te geven om elkaar niet te besmetten. Wij garanderen u dat onze auditoren zich strikt houden aan de Sciensano richtlijnen. Indien een auditor bv. verkouden is of een van zijn familieleden ziek is, zal deze niet komen auditeren.

Vinçotte blijft de situatie op de voet volgen en past haar beleid indien nodig aan afhankelijk van de nieuwe omstandigheden en richtlijnen van overheden en betrokken schema-eigenaren.