25 maart Corona

Belangrijke mededelingen schema-eigenaren FOOD

We hebben van verschillende schema-eigenaren informatie ontvangen ivm certificatieregels tijdens de COVID-19-crisis.

UPDATE 08/04/20

Voor de laatste versie van dit overzicht

klik hier >>>

Het is belangrijk om deze certificatieregels zo goed mogelijk op te volgen zodat uw certificaten niet in gedrang komen.

FAVV - Autocontrolesysteem (status 23 maart 2020)


Procedure tot uitstel van een on-site audit

• Audits kunnen gedurende de periode van de maatregelen van de regering uitgesteld worden zonder impact op de bonus van de onderneming.
• De periode start op 13 maart 2020 en de einddatum zal uiteraard afhangen van de duur van de bijzondere maatregelen, rekening houdend met een overgangsfase.

• Zodra de maatregelen worden opgeheven en er weer audits mogelijk zijn, neemt Vinçotte rechtstreeks contact op om zo snel mogelijk een hernieuwingsaudit te plannen. Deze communicatie moet gedocumenteerd worden.

Alle informatie van het FAVV ivm de coronacris is te vinden via deze link.

GRMS (status 18 maart 2020)

• De certificatieperiode kan maximaal met 6 maanden verlengd worden

• De verlenging gebeurt op basis van een evaluatie door Vinçotte van de situatie van het bedrijf: indien we evalueren dat een on-site audit tijdelijk onmogelijk is sturen we de beslissende elementen achter de evaluatie naar de DAFC (Danish Agri&Food Council) voor goedkeuring.


Febev / Certus (status 20 maart 2020)

Certus en Febev-certificaten worden voorlopig alle verlengd naar 31/05. Daarna moet er normaal gezien een nieuwe audit plaatsvinden.

BRCGS schema (status 19 maart)


Procedure tot uitstel van een on-site audit

Wat zijn de verschillende mogelijke scenario’s van BRCGS?

1. Site operationeel maar gelegen in zone met reisverbod van overheidswege; of bedrijfsbeleid laat geen bezoekers toe: Vinçotte ISACert Remote audit wordt uitgevoerd en nieuw certificaat wordt uitgeschreven indien audit geslaagd is.
2. Site operationeel en gelegen in gebied met reisverbod van overheidswege, maar bedrijf weigert Remote audit : lopend Vinçotte ISACert certificaat vervalt indien er geen geslaagde on-site audit plaatsvindt voor de ‘audit due date’ zoals vermeld op het certificaat. Mogelijk major non-conformiteit bij volgende audit voor audit na vervaldatum
3. Site niet operationeel : audit kan niet plaatsvinden, moet uitgevoerd worden zodra de site weer operationeel is. Certificaat vervalt.
4. Site weigert auditor zonder gerechtvaardigde reden : audit gaat niet door, major non-conformiteit voor audit na de vervaldatum wordt genoteerd bij volgende audit.
5. Vinçotte ISACert kan geen auditor leveren: site wordt aangeraden om een andere CB te zoeken. Er kan een concessie worden aangevraagd zodat site geen nadelige gevolgen ondervindt van een late audit.
6. Vinçotte ISACert moet geplande audit verzetten wegens reisverbod voor auditoren: er kan een concessie worden aangevraagd zodat de site geen nadelige gevolgen ondervindt van een audit voorbij de vervaldatum.
7. De site is nog steeds niet toegankelijk 6 maanden na de remote audit : eventueel kan een tweede remote audit plaatsvinden. Er mogen maximaal twee remote audits na elkaar worden uitgevoerd.
8. De site was ingeschreven voor het onaangekondigde auditprogramma: het certificaat uitgeschreven op basis van een remote audit zal dezelfde grade en hetzelfde auditprogramma vermelden als het vorige certificaat. Onaangekondigde audits mogen niet meer worden uitgevoerd (in ieder geval de komende 4 maanden). Bedrijven worden gecontacteerd met opties:
• remote audit en dan verlenging unannounced certificaat of
• announced audit op locatie met announced certificaat

Het "remote" uitvoeren van de audit (= audit op afstand)

Remote audits kunnen alleen worden uitgevoerd bij bedrijven die al een BRCGS certificaat hebben. Alleen Vinçotte ISACert mag een remote audit uitvoeren bij de site waar Vinçotte ISACert de laatste audit heeft gedaan. Initiële audits kunnen niet op afstand gebeuren. Het streven moet zijn om de remote audit binnen 28 dagen na de due date van huidige certificaat uit te voeren. De risk assessment om te bepalen of de remote audit kan worden uitgevoerd moet altijd minimaal binnen die 28 dagen na de due date zijn uitgevoerd en afgerond. Het lopend Vinçotte ISACert certificaat kan 12 maanden (grade A, B) of 6 maanden (grade C, D) verlengd worden als volgend proces met succes wordt doorlopen:

• Vinçotte ISACert doet een risicobepaling om in te schatten of een verlenging van het lopende certificaat verantwoord is.
• Factoren hierbij zijn de NC historie, de auditgeschiedenis en concrete mogelijkheden om deel te nemen aan een remote audit.
• Vinçotte ISACert bezorgt de site een “Risk Assessment Checklist” als leidraad voor de uit te voeren remote audit/ Download het formulier hier.
• Binnen uiterlijk 7 dagen stuurt de site de resultaten hiervan terug.
• Vervolgens wordt er een afspraak gemaakt voor een audit op afstand (remote audit) waarbij de Vinçotte ISACert auditor de resultaten van de interne audit grondig zal evalueren, inclusief live video feed verificaties.
• Non-conformiteiten vastgesteld tijdens de remote audit worden opgelost volgens de normale procedure, maar hebben geen impact op de grade van het lopende Vinçotte ISACert certificaat (afgezien bij vaststelling van critical of meerdere majors).

• Als Vinçotte ISACert besluit dat de site voldoet aan de eisen, wordt een nieuw certificaat uitgeschreven. De grade op dit nieuwe certificaat is gelijk aan de grade op uw vorige certificaat.
• Bij een vorige onaangekondigd audit : nieuwe certificaat met vermelding “onaangekondigd”.
• De vervaldatum van het nieuwe Vinçotte ISACert certificaat wordt berekend volgens dezelfde regels als een audit ter plaatse. Het certificaat zal vermelden dat de audit op afstand werd uitgevoerd.
• Zodra de site weer toegankelijk is, vindt een on-site audit plaats. Dit gebeurt uiterlijk 6 maanden na de remote audit. Voor bedrijven die ingeschreven zijn voor het onaangekondigde audit programma, zal deze audit onaangekondigd gebeuren.

Wat met verlenging van het certificaat ?

Verlenging van het Vinçotte ISACert certificaat is alleen mogelijk na een succesvolle remote audit.


FSSC 22000 schema (status 21 maart)

Het "remote" uitvoeren van de audit (= audit op afstand)

Remote audits kunnen alleen worden uitgevoerd bij bedrijven die al een FSSC certificaat hebben of alleen fase 1 audit van een initial audit. Alleen Vinçotte ISACert mag een remote audit uitvoeren bij de site waar Vinçotte ISACert de laatste audit heeft gedaan.
• Vinçotte ISACert doet een risicobepaling om in te schatten of een verlenging van het lopende certificaat verantwoord is.
• Factoren hierbij zijn de NC historie, de auditgeschiedenis en concrete mogelijkheden om deel te nemen aan een remote audit.
• Vinçotte ISACert bezorgt de site een “Risk Assessment Checklist” als leidraad voor de uit te voeren remote audit. Download het formulier hier.
• Binnen uiterlijk 7 dagen stuurt de site de resultaten hiervan terug.
• Vervolgens wordt er een afspraak gemaakt voor een audit op afstand (remote audit) waarbij de Vinçotte ISACert auditor de resultaten van de interne audit grondig zal evalueren, inclusief live video feed verificaties.
• Non-conformiteiten vastgesteld tijdens de remote audit worden opgelost volgens de normale procedure, maar hebben geen impact op het lopende Vinçotte ISACert certificaat (afgezien bij vaststelling van critical of meerdere majors).

• Zodra de site weer toegankelijk is, vindt een on-site audit plaats. Dit gebeurt uiterlijk 6 maanden na de remote audit. Voor bedrijven die ingeschreven zijn voor het onaangekondigde audit programma, zal deze audit onaangekondigd gebeuren.

Wat met verlenging van het certificaat ?

Verlenging van het Vinçotte ISACert certificaat is alleen mogelijk na een succesvolle remote audit.

Procedure tot uitstel van een on-site audit

• Initiële audits: stage 1 mag remote uitgevoerd worden; stage 2 on site dient max. 6 maand nadien plaats te vinden
• Een surveillance audit mag maximaal 6 maanden (maar maximaal binnen het kalenderjaar) worden uitgesteld, na risk assesment en (optioneel) een remote audit, gevolgd door een onsite audit binnen een periode van 6 maanden. De surveillance audit bestaat dan uit de remote audit en de on-site audit. Vinçotte ISACert bezorgt de site een “Risk Assessment Checklist” als leidraad voor de risk assessment en te voeren remote audit (hier te downloaden). Binnen uiterlijk 7 dagen stuurt de site de resultaten hiervan terug.
• Hercertificatie kan enkel met 6 maanden verlengd worden na een succesvolle remote audit. Dit wordt binnen de 6 maanden gevolgd door een “normale” hercertificatie-audit.

IFS Schema (status 19 maart 2020) - dit geldt voor alle IFS standaarden (inclusief IFS Global Markets)

Procedure tot uitstel van een on-site audit

• IFS legt geen sancties op in geval van een audit voorbij vervaldatum
• Het lopende certificaat vervalt, maar er wordt geen non-conformiteit genoteerd voor de volgende audit.
• Een succesvolle nieuwe audit leidt tot een nieuw certificaat.
• De vervaldatum van dit nieuwe certificaat wordt berekend op de datum van de nieuwe audit, en houdt geen rekening met de vervaldatum van het vervallen certificaat.

Het "remote" uitvoeren van de audit (= audit op afstand)

• Als een geplande audit niet tijdig kan plaatsvinden o.w.v een Coronavirus reisverbod, zal het lopend certificaat vervallen.
• Remote audits zijn momenteel (nog) niet toegestaan door IFS.


Wat met verlenging van het certificaat ?

• Een verlenging van het IFS certificaat zonder audit is niet mogelijk.
• Vinçotte ISACert moet op de IFS databank een aantekening maken over elk gecertificeerd bedrijf in BE en NL waar de audit door het Coronavirus niet kon plaatsvinden met de juiste en volledige redenen van niet doorgang vinden van de audit . Deze redenen worden bepaald en getoetst via: Vinçotte ISACert bezorgt de site een “Risk Assessment Checklist” als leidraad voor de risk assessment en de redenen waarom IFS audit niet wordt uitgevoerd. Download het formulier hier​.
• Binnen uiterlijk 7 dagen stuurt de site de resultaten hiervan terug

• Zodra deze aantekening wordt toegevoegd op de IFS database, wordt er automatisch een melding uitgestuurd naar alle gebruikers die dit bedrijf in hun favorieten hebben staan.
• Deze vervallen IFS certificaten zullen dan twaalf maanden lang zichtbaar blijven op de IFS database.

Vinçotte blijft de situatie op de voet volgen en past haar beleid indien nodig aan afhankelijk van de nieuwe omstandigheden en richtlijnen van overheden en betrokken schema-eigenaren.

Schrijf u in op onze nieuwsbrief en we houden u up-to-date!

Inschrijven