Audits tijdens de coronacrisis - remote audits

Er komen zeer veel vragen van klanten in verband met audits. Een éénduidig en absoluut antwoord kan er niet op gegeven worden. Daarom verklaren we hier graag kort onze positie.

Vinçotte voert in zeer veel sectoren audits uit en de situatie is sterk verschillend van sector tot sector en zelfs van klant tot klant. In sommige sectoren zijn audits nog steeds verplicht (indien het veilig kan gebeuren), in andere kunnen ze vanop afstand remote uitgevoerd worden, in nog andere kunnen ze uitgesteld worden.

Een éénduidig en vooral absoluut (in alle gevallen van toepassing) standpunt innemen om alle audits wel of niet meer uit te voeren, is daarom niet mogelijk. De beslissing om een audit uit te voeren hangt sterk af van elke situatie afzonderlijk.

  • Wanneer de klant beslist om een geplande audit ter plaatse niet te laten doorgaan dan respecteert de auditor uiteraard deze beslissing.
  • Als het bedrijf in werking is en zowel de klant (incl. de eventuele consultant van de klant) als de auditor evalueren dat de audit in veilige omstandigheden kan worden uitgevoerd met inachtneming van de veiligheidsmaatregelen zoals beslist door de regering en de NVR, dan kan de audit wel degelijk doorgaan.

Voor de uitvoering van deze audits respecteren wij de accreditatieregels. Wij hebben ondertussen een werkwijze vooropgesteld hoe wij gaan auditeren in deze tijden. Deze werkwijze is gebaseerd op het internationaal document IAF ID3 Management of Extraordinary Events or Circumstances Affecting ABs, CABs and Certified Organizations. Een pandemie zoals deze coronacrisis, wordt in dit document als een buitengewone omstandigheid expliciet opgenomen. Deze werkwijze hebben wij ook gecommuniceerd aan BELAC, onze accreditatie instelling. Kort samengevat komt het erop neer dat wij aan onze klanten een alternatieve methode van audit voorstellen, nl. vanop afstand pf remote. Dit betekent dat wij geheel of gedeeltelijk de audit via videoconference, Skype of Teams uitvoeren.

Wij voeren dus alleen nog audits ter plaatse uit als dit mogelijk is voor de klant, als de veiligheidsregels kunnen gerespecteerd worden en als beide partijen (klant en auditor) zich hierbij comfortabel voelen.

Onze audits kunnen dus doorgaan (steeds case by case te bekijken, als het niet veilig kan, gaan ze niet door) en zullen waar mogelijk vanop afstand gebeuren.

Schrijf u in op onze nieuwsbrief en we houden u up-to-date!

Inschrijven